一、哪些项目需要通过“合同管理系统”备案？

预算金额（指单次采购）在5万元（含）～10万元（不含）人民币的仪器设备、实验材料、办公物资、教材与文献资源或服务项目，且未确定协议供应商或协议供应商无法满足实际需求的。

 二、项目申请单位应按何程序进行自行采购备案？

1．填写《购置申请表》，报项目申请单位负责人审批。该《购置申请表》由项目申请单位自行建档保存；

2．组织谈判并形成《采购记录表》，谈判小组成员人数不少于三人；

3．根据谈判结果，与成交供应商签订合同。

4．将正式合同、《采购记录表》扫描件，通过“合同管理系统”分别提交实验室与设备管理处（仪器设备、实验材料、办公物资类）、乐动体育LDSPORTS(中国)官方网站（其他类别）备案。

三、对谈判小组成员是否有要求？

谈判小组一般由学校教职工组成，参与项目报价的供应商代表不能作为谈判小组成员。

四、对合同是否有要求？

目前，学校就仪器设备、实验材料、软件委托开发类服务项目已有合同范本（详见乐动体育LDSPORTS(中国)官方网站网站常用下载栏/9220/list.htm），建议项目申请单位按照范本签订合同。

学校没有合同范本或合同范本不符合项目实际情况的，项目申请单位可以与供应商商讨起草合同文本，具体按照学校合同管理办法执行。

在签订合同时，需要双方手写签名，并标注合同签订日期、双方联系人姓名和联系方式等。

请注意：根据《苏州大学采购与招标管理办法》，自行采购项目原则上不预付采购款；合同中建议约定开具发票的类型，并随附开票信息。

五、如何通过“合同管理系统”备案？

1．“合同管理系统”是“苏州大学办公自动化系统”（域名：http://oa.suda.edu.cn/）的功能模块之一。首先通过统一身份认证登陆该系统。

2．依次选择“合同管理”—“我的审批”—“草稿箱”—“合同管理”—“发文拟稿”。

3．在跳出的对话框中选择“确定”。

4．填写《苏州大学合同审批单》，并在“合同附件材料”一栏上传《采购记录表》扫描件，在“合同备案信息”一栏上传正式合同扫描件。

六、对于常规采购项目合同，如何填写《苏州大学合同审批单》？

1．在“合同名称”处，请填写服务项目的具体名称；

2．在“归口管理单位”处，仪器设备、实验材料、办公物资类项目请选择“实验室与设备管理处”，其他类别请选择“乐动体育LDSPORTS(中国)官方网站”；

3．“合同编号”将由系统自动生成；

4．在“合同相对人”处，请填写承办合同的单位（公司）名称；

5．在“是否经济合同”处，请选择“是”；

6．其余内容，请按照实际情况逐一填写（“正文”可以为空）。

友情提醒：项目申请单位在实施自行采购前，应确保拟使用资金已纳入学校预算，并且数额足以保障完成采购。